GEDYS IntraWare 7 Office - это управление документами и корреспонденцией для IBM Lotus Notes/Domino

Общие для бизнеса ситуации

• Файлы клиентов разбросаны по множеству различных архивов и носителей информации.
• Хранение документов и переписки не структурировано и плохо контролируется.
• Не ведется и не анализируется история деятельностей и проектов.
• Частичная квалификация информации от деятельностей.
• Задачи и задания документируются лишь отчасти, большая их часть страдает отсутствием прозрачности.
• Создание и хранение переписки отнимает слишком много времени, отсутствуют шаблоны переписки.
• Отсутствуют стандарты деловой переписки.
• Отсутствуют online формы для быстрого утверждения и принятия разрешения.
• Доступ к информации не регламентирован.
• Непонятно, кто и за что отвечает.

• Модуль GEDYS IntraWare 7 Office позволит вам стандартизировать и управлять вашими взаимодействиями с клиентами, поставщиками и партнерами. Каждая электронная карточка позволяет отобразить документы, процессы, информацию, назначенные встречи и задачи, связанные с каким-либо контактом. Структурированное представление информации в вашей организации, включая шаблоны и системы хранения, дает вам возможность централизованно хранить массив знаний о бизнесе и, тем не менее, быстро находить вновь. И все это с возможностью удаленного доступа для мобильных пользователей.
• Ролевая навигация представит интуитивно понятный и знакомый интерфейс, облегчая работу даже при решении сложных задачах. Сотрудники получат доступ только к той информации, которая необходима им в соответствии с их ролью и поставленными перед ними задачами. Данные сохранятся корректно, поиск информации будет происходить быстро. А новые сотрудники быстро освоятся и будут работать эффективно.
• Сотрудники, работающие вне офиса, смогут в любое время обмениваться данными с центральным сервером. Кроме того, модуль Office позволяет вам безопасно синхронизировать любую информацию о контактах со всеми видами КПК через модуль Mobile CRM.
• С новым модулем WebClient становится возможен доступ к информации о клиентах из любой точки мира. Это означает, что каждый сотрудник становится чрезвычайно гибким в работе, причем в работе с самыми свежими данными вне зависимости от того, где он находится, пусть даже дома или в дороге.

• Ввод адресов, написание писем, факсов и email, управление деловыми встречами, мониторинг контактной информации – эти и подобные задачи составляют рутинную работу офиса. Модуль Office автоматически копирует такие данные, как адреса, номера факсов и телефонов в вашу корреспонденцию. Индивидуально настраиваемы шаблоны документов и отдельных блоков информации для Lotus Notes, OpenOffice и Microsoft Office, превращают создание переписки в детскую игру. Они экономят время и повышают качество.
• С модулем GEDYS IntraWare 7 Office вы сможете формулировать задания и контролировать их выполнение сотрудниками или группами. Уникальная функция привязки информации к клиентам и сотрудникам наряду с функцией автоматического напоминания помогут вам работать более продуктивно. Вы всегда будете в курсе того, какая работа еще не выполнена и на какой стадии выполнения она находится.
• Интеграция с Sametime подскажет, когда сотрудник, от которого вам нужно получить информацию, находится на рабочем месте. Так что вы сможете тут же связаться с ним для решения вопроса. Экономия времени и повышение производительности труда сотрудников обеспечены.
• Модуль интеграции CTI Interface поможет вам разобраться с телефонными звонками, которые приходится делать и принимать каждый день. Входящие факсы мгновенно попадут в ваш почтовый ящик и хранятся в электронных папках. Также вы может набрать телефонный номер непосредственно из карточки контакта. При входящих звонках вы получите всю важную информацию о звонящем прямо на экран своего монитора. А если звонят в ваше отсутствие, звонки, конечно же, будут зарегистрированы и представлены вам в виде списков для обратных звонков. Ваш почтовый ящик сможет работать, как персональный автоответчик, а сообщения голосовой будут мгновенно поступать на ваш email ящик.
• Используйте полнотекстовый поиск, если хотите легко и быстро найти документы и информацию.

• Создайте свои собственные информационные и коммуникационные шаблоны на основе стандартов вашей компании. Используйте автозаполнение для подстановки основных данных или даже данных из сторонних программ в ваши документы и шаблоны печати. Используйте шаблоны для подтверждения назначенных встреч, сроков, условий и т. п.
• Модуль GEDYS IntraWare 7 Office позволит вам настроить любые формы и бланки под ваши индивидуальные требования. Интеграция с модулем Workflow позволит вам управлять этими формами и процессами, например, при выдаче кредитового авизо, удостоверении контрактов или утверждении котировок.

• Модуль GEDYS IntraWare 7 Office представляет собой оптимальную платформу для взаимодействия по email. Входящие исходящие сообщения будут автоматически задокументированы в электронных карточках. Модуль Office позволит сделать содержание email доступным для всех сотрудников, обеспечивая тем самым структурированный доступ ко всей сумме знаний, содержащихся в переписке компании.

• Интегрированный в модуль Contacts «мастер рассылки» поможет вам осуществлять массовую рассылку любого масштаба. Вы создаете свой шаблон корреспонденции и выбираете список адресатов. «Интеллектуальные агенты» скопируют письма, а также специфические для определенной страны приветствия, адреса и почтовые форматы в email, письма и факсы. Осуществленная рассылка будет зафиксирована в специальном журнале. При необходимости вы сможете сохранить письма, связав их с электронной карточкой контакта.
• Используйте встроенный PDF-конвертер для создания высококачественных email, с надежной гарантией от каких-либо манипуляций с ними. Определите, какие шаблоны печати вы будете использовать, и выводите на печать любые документы, обзоры и формы. Динамически комбинируйте в шаблонах печати данные из различных документов и сохраняйте их в виде PDF-файлов или высококачественных распечаток.

• Модуль Office представляет собой мультиязычное приложение, поэтому все сотрудники, где бы они ни находились, могут комфортно его использовать. Им просто нужно выбрать в установках Lotus Notes предпочитаемый ими язык. Это значит, что работать с системой, даже находясь в другой стране, можно легко и быстро. Международные почтовые отправления и переписка производятся на языке хранящемся в профиле контакта и легко объединяются с соответствующим шаблоном.
• Наша новая технология Language Configuration (LC) позволяет компаниям самим переводить на любой язык отдельные части приложения или даже все приложение целиком без дополнительного программирования. Многие международные компании отметили, что это повышает уровень принятия ПО в их мульти-национальных организациях.

• Телефонное сообщение
• Другое (документ в свободной форме)
• E-mail (с автоматической привязкой к получателю)
• Консолидированный обзор деятельностей, связанных с контактом или проектом (по всем модулям системы)
• Создание и эскалация задач и напоминаний
• Расширенная передача сообщений и назначений из почтового ящика Notes
• Создание/редактирование корреспонденции (для факсов, печати, почты)
• Исходящая корреспонденция (письма, факсы, памятки, email)
• Корреспонденция на основе шаблона
• Корреспонденция с использование MS Word и OpenOffice
• «Мастер рассылки» с автоматическим созданием листов рассылок, используя интеграцию с модулем Contacts

• Централизованное управление шаблонами
• Шаблоны корреспонденции
• Шаблоны рассылок
• Текстовые модули
• Шаблоны корреспонденции в MS Word и OpenOffice
• Индивидуальные шаблоны для документов Word (.dot)
• Шаблоны Excel
• Конфигурируемые интерфейсы Office (MS Office и OpenOffice)
• Простая структура шаблонов в соответствии с планируемым применением и используемыми модулями
• Свободно определяемые пользовательские формы
• Форматируемые шаблоны документов

• Централизованное конфигурирование
• Настраиваемые правила для структуры хранения адресов
• Настройка факса для прямой отправки факсов из Office
• Автоматическое назначение прав доступа к информации
• Настройка персональной навигации
• Централизованное управление ключевыми словами
• Категории для ключевых слов каждого из модулей
• Формула для подставления должностей в документах Office

• Интегрированный движок Workflow
• Графическое представление Workflow
• Конфигурируемые правила для потоков процессов
• Централизованное управление всеми процессами в базе данных
• Прозрачное управление процессами посредством действий
• Назначение определенной должностной позиции как адреса для определенной деятельности

• Поддержка удаленных баз Office
• Электронные карточки
• Папки проектов
• Привязка документов и email к проекту
• Печать, отправка факсов и email напрямую из приложения
• Расширенное управление контактами (статус, листы рассылок, т.д.)
• Интеграция с Sametime
• Повторное назначение задач с описанием и автоматическим напоминанием
• Поиск с использованием правил для быстрого получения информации
• Индивидуальные информационные панели для графического представления информации
  (персональные/групповые)

• Управление контактной информацией с модулем Contacts
• Удобный поиск с модулем Portal
• CTI интеграция (телефония, факс, SMS) с модулем интеграции CTI Interface
• Управление групповым календарем с модулем Schedule
• Расширяемость до использования профессионального управления продажами с модулем Sales,
• Работа через браузер с модулем Web
• Business Mail (быстрая привязка почты к проектам/контактам)
• Массовые рассылки с использованием модуля Mailing
• Управление проведением маркетинговых кампаний с модулем Marketing
• Управлением инцидентами и ITIL HelpDesk c модулем Service.