GEDYS IntraWare 7 Schedule - управление назначением групповых деловых встреч для IBM Lotus Notes/Domino

Общие для бизнеса ситуации

• Трудоемкое планирование и согласование деловых встреч посредством телефонных переговоров и email.
• Невозможность получение детальной консолидированной информации о встрече.
• Отсутствие данных о возможности присутствия определенных участников или групп, о наличии ресурсов.
• Высокие трудозатраты на изменение или перенос деловых встреч.
• Отсутствие подробной информации о предыдущих встречах.
• Сложности с резервированием таких ресурсов, как, например, проекторы, заказной автотранспорт, помещения.

• Кто участвует в совещании? Кто участвует со стороны клиента? Когда будут перерывы? Используются ли помещение и проектор? Кому можно задать вопросы в on-line? Если вы используете модуль Schedule, то всю эту информацию вы найдете без долгих поисков. Благодаря единой базе данных вы всегда будете знать, где находятся ваши коллеги и чем они занимаются, даже если они в другом городе или в пути. Модуль Schedule соединяет в себе мгновенное предоставление информации и простое централизованное управление записями календаря для отдельных лиц и групп. Другими словами модуль Schedule всеми признаками высокоэффективного средства для динамичного планирования..

• Модуль Schedule дополнит ваш календарь Lotus Notes мощными функциями для удобного планирования групповых встреч и использования ресурсов. Модуль Schedule позволяет консолидировать данные обо всей деятельности из индивидуальных календарей Lotus Notes и в групповой базе данных. Каждая группа вашей организации получает свой собственный календарь, при этом сотрудники могут относиться более чем к одной группе. Каждый член группы получает всю необходимую информацию, касающуюся всех групп в которые он входит. Одного клика мышки достаточно, чтобы вызвать окно, отображающее информацию о наличии сотрудников, групп и ресурсов.

• Забудьте о долгих телефонных разговорах при организации деловых встреч и совещаний. Модуль Schedule предоставит вам подробную информацию о доступности всех членов интересующей вас группы. Вы увидите не только, в какое время кто-либо будет занят, но и чем именно он будет занят сейчас.
• Интеграция с Lotus Sametime позволит увидеть доступность интересующего вас человека on-line, так что у вас есть возможность сразу же пообщаться с ним в чате, обменяться информацией и внести коррективы
• Встроенные средства для отражения доступности сотрудников упрощают планирование деловых встреч с отдельными людьми и/или целыми группами.
• Различные представления отображают необходимую вам информацию в виде четкой и простой структуры, организованной, к примеру, по дням, персонам, группам или клиентам.
• Новый центр активностей упрощает обзор и классификацию встреч. Кроме того, вам доступен план отпусков членов вашей группы, в том числе уже проведенных, а также праздничные дни. Это облегчает выполнение задач по составлению планов и проектов.

• Модуль Schedule помогает вам создавать новые записи календаря, благодаря удобному инструменту помощи в процессе внесения данных о типах и категориях встреч, описании и повторяемости встречах, о сотрудниках и группах, которые должны присутствовать на встречах. Сотрудники получат приглашения на вновь назначенную встречу по email. В сочетании с модулями GEDYS IntraWare 7 Contacts и Office встреча может быть назначена различным как внутренними, так и внешним контактам.

• Групповое расписание мгновенно даст вам представление о встречах выбранной группы. С одного взгляда вы увидите, кто свободен в нужный период времени.
• Создавайте информативный отчет по доступности сотрудников и групп для следующего совещания по вопросам продаж. Вы получите документ по месячной загрузке и доступности людей и ресурсов. Кроме этого вы получите инструмент для простого и прозрачного планирования отпусков, как внутри одной команды, так и в масштабах организации в целом.

• Модуль Schedule представляет собой мультиязычное приложение, поэтому все сотрудники, где бы они ни находились, могут комфортно его использовать. Им просто нужно выбрать в установках Lotus Notes предпочитаемый ими язык. Это значит, что работать с системой, даже находясь в другой стране, можно легко и быстро.
• Наша новая технология Language Configuration (LC) позволяет компаниям самим переводить на любой язык отдельные части приложения или даже все приложение целиком без дополнительного программирования. Многие международные компании отметили, что это повышает уровень принятия ПО в их мульти-национальных организациях.

• При создании групп в модуле Schedule вы можете выбрать людей или группы из каталога Domino Directory. Вы можете даже создать множественные вложенные группы, а можете скопировать принадлежность людей к тем или иным группам, чтобы использовать эти данные позднее для оценки созданных записей календаря.
• Модуль Schedule позволяет синхронизировать свои группы с группами Domino Directory. Таким образом больше не потребуется дополнительная административная работа по добавлению новых сотрудников и/или удалению покинувших организацию.
• Наравне с использованием групп Domino Directory, модуль Schedule позволяет создавать свои собственные группы. Модуль Schedule позволяет назначать встречи даже людям, работающим на удаленных серверах и доменах; назначение производится автоматически с использованием имени сервера.
• Возможности настройки практически безграничны. Встроенный программный интерфейс (API) позволяет реализовывать индивидуальные требования без необходимости изменения стандартного продукта. Это гарантирует сохранение совместимости обновлений.
• Вы также можете настроить индивидуальные почтовые шаблоны. К примеру, Вы можете извлекать содержимое настраиваемого поля и вставлять его в записи в календаре. То же самое можно делать для настраиваемых расширений в контактах Domino Directory.
• Журналирование работы каждого агента наряду с автоматическим управлением журналами предоставляет администраторам возможности постоянного мониторинга активности агентов.

• Создание/редактирование персональных встреч
• Создание/редактирование групповых встреч
• Создание повторяющихся групповых встреч
• Перенос встреч с использованием drag & drop

• Графические отчеты

• Создание
• Печать

• Создание
• Печать

• Выбрать нескольких сотрудников
• Выбрать нескольких групп
• Создать
• Печать

• Искать записи конкретных сотрудников
• Искать записи конкретных групп
• Искать записи по категории (например: каникулы)
• Искать по словам в описаниях встреч
• Сохранить условия поиска для использования по умолчанию
• Показать результаты поиска списком

• Планировщик для обзора доступности сотрудников
• Отобразить все записи календаря в графическом представлении
• Открыть календарь конкретных сотрудников
• Показать обновленную информацию
• Создать персональные личные группы

• По сотруднику
• По группе
• По дате и сотруднику
• По дате и группе
• Календарь
• Настраиваемые цвета для графического представления различных записей календаря (отпуск, собрание, т.д.)
• Архивы с записями календаря прошедших периодов

• Персональные папки «Избранное»

• Оценить ситуацию: Кто в сети?
• Начать чат с коллегами в online

• Создать встречу с контактом из модуля Contacts
• Создать запись для сервисного запроса из модуля Service
• Оценить встречу с заказчиком

• Автоматическая синхронизация информации в адресной книге
• Ручное редактирование
• Отображение личных документов
• Ручное удаление

• Автоматическая синхронизация информации в адресной книге
• Ручное создание групп вне адресной книги
• Редактирование созданных вручную групп
• Отображение созданных вручную групп
• Удаление созданных вручную групп

• Настройка цвета для использования в графических представлениях (создать/редактировать/ удалить)
• Анализ журнала агента
• Централизованное управление
• LC-технология для динамичного выбора языка интерфейса
• Настраиваемая навигация
• Централизованное конфигурирование
• Агент обработки на сервере

Сегодняшние встречи... ...в индивидуальном структурированном представлении Обзор доступности Сводка доступности сотрудников и ресурсов и приглашение на встречу в один клик мышки

Центр активностей Центр активностей с отображением встреч и доступности ресурсов по месяцам/дням. Отчеты о собраниях и встречах Простой и понятный отчет о собраниях и встречах по сотрудникам и/или группам