GEDYS IntraWare 7 Workflow - это управление автоматизацией деловых процедур для IBM Lotus Notes

• Сотни документов, запросов, счетов, поступающих ежедневно.
• Различные и нередко запутанные критерии проверки и обработки документов
• Отсутствие встроенных средств автоматизации процессов в имеющемся ПО.
• Большие затраты времени и ресурсов на обработку документов.
• Высокие расходы на отправку и доставку документов.
• Отсутствие понятной и организованной системы обработки и управления документами (копирование, систематизация, поиск, рассылка).
• Неоптимальное и непрозрачное распределение прав, ролей и обязанностей сотрудников при работе с документами.
• Большие задержки в принятии решений из-за непрозрачности правил замещения сотрудников
• Низкая скорость и высокий уровень ошибок при обработке документов.
• Отсутствие решения по автоматизации наиболее важных процессов документооборота: уведомлений, согласований и утверждений.
• Уменьшение времени на подготовку документов в связи с уменьшением длительности циклов продажи.
• Глобальная конкуренция, нерегулируемые рынки

• Практически любые бизнес-процессы (деловые процедуры), включающие запросы – будь то запрос на командировку или на инвестиции, на выписку счета или на прием нового сотрудника – вовлекающие бумажные документы в их путь от одного стола к другому в рамках всей организации, отчаянно нуждаются в профессиональной системе управления бизнес-процессами. Подобная система сводит к минимуму ручную обработку документов, что сокращает время, увеличивает прозрачность и экономит деньги. C помощью GEDYS IntraWare 7 Workflow в любом приложении Lotus Notes становится доступен функционал управления бизнес-процессами без необходимости модификации самого приложения

• Модуль GEDYS IntraWare 7 Workflow обеспечивает моделирование и контроль бизнес-процессов, как простых, так и сложных, а также связанных с ними операций. Система позволяет описать, визуально отобразить в виде диаграмм и контролировать любое количество организационных структур, взаимосвязей, а также правила замещения для сотрудников. Централизованное управление бизнес-процессами позволяет вносить изменения для всей организации в целом. Благодаря этому перевод автоматизируемых процессов в электронную форму происходит быстро, легко и практически незаметно для пользователей. Вам достаточно определить бизнес-операции и взаимосвязи между ними, а модуль GEDYS IntraWare 7 Workflow обеспечит управление соответствующими документами

• Модуль Workflow содержит базу конфигурации процессов с информацией обо всех шагах бизнес-процессов и базу управления.
• Информация об участниках бизнес-процессов может быть получена непосредственно из адресной книги Notes/Domino Directory.

• Определение бизнес-процессов, бизнес операций, их взаимосвязи и варианты описываются в базе данных конфигураций.
• Структурное описание организации позволяет динамически назначать операции «ответственным» сотрудникам. Модуль Workflow может использовать структуру организации, описанную в базе «Организация». Для описания иерархической структуры используются организационные единицы (подразделения) и «должности». С их помощью описывается служебное положение, занимаемое сотрудниками или группой, например, должность «секретарь-референт» в организационной единице «Финансы». Назначая определенные операции для «должности» внутри организации Вы можете настраивать процессы вне зависимости от реальных служащих и в любое время автоматически замещать отсутствующих сотрудников. В дополнении к «ответственному» Вы можете также назначить постоянного «дублирующего». Для использования структуры организации в других приложениях доступна автоматическая генерация групп пользователей, соответствующих определенным орг. единицам.
• Процедурный подход описывает процессы и связанные с ними деятельности. Определения основных настроек даются в описании процесса. Именно там определяется менеджер процесса, наделенный особыми правами по конфигурированию бизнес-процессов и их операций. Процесс может запускаться автоматически с помощью функции Autostart (автостарт). Свободно настраиваемые ключевые слова и метки могут быть записаны в специальный журнал для дальнейшего использования. Для оперативной оценки текущего статуса документа в процессе, ряд данных может автоматически извлекаться из журнала операций и копироваться непосредственно в контролируемый документ.
• Сотрудники, ответственные за выполнение конкретной операции, могут быть как указаны заранее, так и определены динамически в зависимости от сложившейся ситуации или статуса документа. Модуль Workflow также назначает текущим ответственным соответствующие права доступа к документу
• В модуле используется концепция версий, когда при внесении каких-либо изменений в процесс создается новая версия этого процесса, гарантируя использование корректных процессов и процедур для уже осуществляющихся деятельностей.

• Уведомления о действиях, которые необходимо выполнить, отсылаются по email сотруднику, ответственному за данную операцию. При этом сообщение может содержать любой текст и ссылки. Сама операция может содержать начальные условия, которые позволяют начать выполнение операции, и конечные условия, которые нужно соблюсти для того, чтобы операция считалась завершенной. Соблюдение этих условий контролируется автоматически. При необходимости, операцию можно перезапустить как автоматически, так и вручную, переключившись на другую операцию
• Встроенный мониторинг времени выполнения операций гарантирует, что ни один процесс и ни одна операция не будут забыты. Вы можете настроить различные периоды эскалации, по истечении которых ответственному сотруднику будут отправляться напоминания, либо будут начаты определенные действия.

• Любой бизнес-процесс, может быть представлен графически в виде диаграммы. Интегрированные средства позволяют проводить моделирование, анализ, хронометраж и тестирование бизнес-процессов. Кроме того, встроенные средства позволяют создавать анимацию для эффективного визуального анализа бизнес-процессов.

• База управления модуля Workflow предназначена для фактического контроля бизнес-процессов, который осуществляется посредством доступа к информации об организационных единицах и процессам, хранящимся в базе конфигурации. База управления содержит исключительно документы одного типа: журналы текущих и завершенных операций бизнес-процессов. Каждая операция представлена записью журнала, содержащей все данные об операции. Записи включают: версию процесса, статус процесса, статус операции, время их выполнения, ответственных, комментарии и т.д.
• База управления модуля Workflow и, соответственно, контроль над бизнес-процессами может быть распределена по любому количеству серверов Domino с помощью стандартной репликации. Это обеспечивает возможность централизованного выполнения административных задач, анализа бизнес-процессов, задач и активностей каждого пользователя Именно благодаря этому, можно легко создавать большое количество различных вариантов бизнес-процессов для оценки (например, для клиента или проекта).

• Навигационная панель IBM Lotus Notes обеспечивает быстрый доступ к любым настройкам, включая организационную структуру и бизнес-процессы организации. Представления отображают выполняющиеся процессы, операции, замещающих и т.д. Для открытия любого документа достаточно одного клика мышки.

• Модуль Workflow основан на IBM Lotus Notes/Domino. Он может использоваться в сочетании с любым приложением Notes без модификации логики приложения. Единственное, что нужно добавить в любую БД Notes, - это скрытые представления, с которыми будет работать Workflow. Бизнес-процессы контролируются агентами, которые включаются автоматически или вручную через клиента пользователя.

• Задачи администрирования и настройки заключаются в установке модуля, доведении приложений IBM Lotus Notes до «workflow-совместимости», и определения структуры организации и процессов в базе конфигурации. При этом в любой момент можно проводить модернизацию своих приложений, бизнес-процессов, организации. Дизайн интерфейса можно изменять с помощью пользовательских настроек. Запущенные операции могут быть в любой момент остановлены пользователем с помощью базы управления. Кроме того существует возможность возобновить процессы и назначить новых ответственных прямо в процессе работы.

• Модуль Workflow представляет собой мультиязычное приложение, поэтому все сотрудники, где бы они ни находились, могут комфортно его использовать. Им просто нужно выбрать в установках Lotus Notes предпочитаемый ими язык. Это значит, что работать с системой, даже находясь в другой стране, можно легко и быстро.
• Наша новая технология Language Configuration (LC) позволяет компаниям самим переводить на любой язык отдельные части приложения или даже все приложение целиком без дополнительного программирования. Многие международные компании отметили, что это повышает уровень принятия ПО в их мульти-национальных организациях.

• Модуль Workflow выполняет важнейшую функцию в приложении GEDYS IntraWare 7. С одной стороны, он контролирует все рабочие процедуры внутри GEDYS IntraWare 7 (включая те, что относятся к модулям Service и Sales) и, таким образом, отвечает за всю логику процесса. А с другой стороны, он делает доступной структуру организации, к которой можно подключиться, используя множество функций. Это позволяет управлять организацией, поддерживать и легко изменять правила работы из единого центра управления.

Workflow – Основные возможности
Навигация

• Информация о новых задачах по email и в панелях представлений

• Журналирование информации
• Конфигурирование процессов

• Графическая визуализация процессов
• Ручной доступ к контролю процессов

• Добавление Workflow-функциональность для модулей Sales, Office и Service

• Создать, редактировать, просмотреть
• Графическая визуализация и анимация
• Мастер создания бизнес-процессов

• Создать, редактировать, просмотреть

• Создать, редактировать, просмотреть
• Анализ всех активных и завершенных процессов, плюс статистика процесса
• Запуск административных функций (перезапуск, завершение, назначение операции, т.д.)

• Возможность интеграции с любым приложением Notes/Domino.
• Предоставляет множество программных элементов для других приложений.
• Простая инсталляция с использование мастера настроек
• Конфигурация пользовательского интерфейса и других базовых настроек.
• Расширенный информационный диалог (версия продукта, версия Notes, операционная система)

• Запуск, контроль и непрерывный мониторинг бизнес-процессов
• Создание групп в адресной книге на основе структурного описания организации
• Создание связей но основе структурного описания организации
• Работа с любым приложением Notes/Domino
• Мониторинг времени ожидания операций процессов и свободно конфигурируемые механизмы эскалации
• Генерация статистики процессов
• Автоматические действия для операций (отправить email, изменить служебное поле в приложении, инициировать процесс, копировать документ и т.д.)